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5 Pasos para implementar un sistema CRM exitosamente

Escrito por Marcos Luque


Muchas empresas disponen de un sistema CRM (Customer Relation Management). Sin embargo, son pocas las que realmente conocen cómo utilizarlo al máximo.

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Los sistemas CRM existen para potencializar la automatización del proceso de ventas, sin importar que tipo de sistema elijas, lograr una implementación exitosa es clave para maximizar el uso de las funcionalidades de éste.

Por esta razón, Increnta, agencia partner de HubSpot, se dio a la tarea de crear esta guía con los 5 pasos para implementar un sistema CRM exitosamente.

5 Pasos para implementar un sistema CRM exitosamente

     1. Conoce tu proceso de venta

Debes describir con detalle cómo es tu proceso de venta, es decir, cómo realizas la comunicación con el cliente y la comunicación con tu equipo. Es necesario que esta descripción incluya diferentes perspectivas. Lo ideal es que todos los agentes participantes en el proceso de venta aporten sus puntos de vista, tales como el CEO, el responsable del call center y equipo comercial.

     2. Identifica las necesidades que debe cubrir el sistema CRM

Debes identificar cuáles son las necesidades de tu CRM, desde las necesidades más técnicas de tu entidad como disponer de un call center propio o disponer de un sistema de alertas para el seguimiento hasta las necesidades más operativas  como, por ejemplo, calcular la rentabilidad exacta del equipo comercial y previsión de las ventas.

En definitiva, debes definir todas aquellas carencias que necesitas cubrir a través del CRM de cara a optimizar los beneficios de la compañía. 

 

Si no cuentas con los recursos necesarios, es recomendable contar con un partner especializado en la materia. Las agencias digitales pueden guiarte a enfocar tus acciones de marketing a resultados, tal y como hacemos en Increnta con muchos de nuestros clientes.

     3. Desarrolla un plan de automatización del CRM

Una vez que hayas identificado las necesidades de tu entidad debes desarrollar un plan de automatización. El objetivo de esta etapa es establecer los pasos a seguir para cubrir las necesidades.

Por ejemplo, establezcamos un parámetro para ver qué clientes nos aportan más rentabilidad cruzando datos como tiempo empleado en el proyecto y beneficio final.

El envío de un email de agradecimiento a aquel usuario que solicite información en tu web es una práctica sencilla pero que la mayoría de las empresas no ponen en práctica o lo hacen de forma errónea.

Una vez hayas definido tu estrategia es el momento de sincronizarla con tu herramienta de automatización. Es imprescindible conocer todas las características que ofrece la herramienta para optimizarla al máximo.

Es necesario una correcta configuración de la estrategia ya que una mala sincronización de los campos a rellenar por el usuario, puede desencadenar en el fracaso de la estrategia.

     4. Entrena a tu equipo

Debes entrenar a tu equipo de agentes comerciales para asegurar el correcto funcionamiento del CRM. El sistema CRM permite a que equipo ahorrar tiempo y esfuerzo ya que dispondrán de información del cliente antes de contactar directamente con él.

  • Conocer el timeline de los usuarios, es decir, conocer exactamente en qué se ha interesado el usuario de nuestra empresa.
  • Conocer los datos derivados de formularios. Lo ideal es acompañar siempre el plan de automatización con Inbound Marketing que nos permita identificar el momento adecuado para pedir a un usuario determinados datos.

El objetivo aquí es que la herramienta del CRM sea un arma de ventas. Debes conseguir que el equipo comercial la perciba como facilitador de trabajo y no como una herramienta para ejercer presión sobre ellos.

     5. Analiza, da seguimiento y optimiza

La fórmula del éxito en la automación de un proceso de ventas requiere un análisis y una correcta interpretación de los datos. El CRM no es más que una potente herramienta pensada para aumentar el beneficio de una empresa. Aunque como toda herramienta potente, es compleja y requiere un aliado capaz de guiarte en el camino.

Un sistema CRM como el de Hubspot es un partner ideal si se combina con herramientas de Marketing Automation y la experiencia de una agencia especializada en CRM. Un cóctel explosivo encabezado por el área de área de Marketing Intelligence. 

¿Aún no dispones de CRM

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